Regolamento AIA

REGOLAMENTO DELL’ASSOCIAZIONE ITALIANA DI ACUSTICA

Approvato dal Consiglio Direttivo nella riunione del 07/11/2022

Art. 1 Soci

1.1 I soci dell’Associazione Italiana di Acustica sono distinti in Associati, Effettivi e Onorari (art. 2.2 dello Statuto). Nei Soci Associati ed Effettivi sono individuate due ulteriori categorie di Soci:
– Junior, con età inferiore a 35 anni compiuti nell’anno solare al quale si riferisce la quota sociale;
– Senior, con età superiore a 65 anni compiuti nell’anno solare al quale si riferisce la quota sociale e con anzianità come Socio AIA di almeno 10 anni continuativi.
Alle due suddette categorie sono applicabili riduzioni sugli importi delle quote sociali e di partecipazione agli eventi AIA secondo quanto stabilito dal Consiglio Direttivo.
I Soci Onorari sono esonerati dal pagamento della quota sociale.

1.2 Il Socio Effettivo si impegna a rinnovare regolarmente la quota annuale e a partecipare attivamente alla vita dell’Associazione. In base all’art. 2.4 dello Statuto i Soci Effettivi sono coloro che hanno svolto o svolgono attività in acustica. Nell’attività in acustica sono comprese l’attività didattica, di ricerca, professionale, la partecipazione a gruppi di lavoro istituzionali e normativi. Nel curriculum da allegare alla domanda (art. 2.8 dello Statuto) deve essere indicata anche l’attività svolta in ambito AIA, specificando gli anni di iscrizione, la partecipazione a congressi ed eventi AIA o di altre associazioni con l’indicazione degli articoli inviati e presentati.

1.3 La Commissione preposta all’esame delle richieste di ammissione all’AIA (art. 2.7 dello Statuto) e allo stato di Socio Effettivo (art. 2.8 dello Statuto) è nominata dal Consiglio Direttivo.
A norma dell’art. 2.8 dello Statuto, l’attribuzione del profilo di Socio Effettivo è deliberata dal Consiglio Direttivo, sentito il parere di apposita Commissione. Per l’attribuzione del profilo di Socio Effettivo oltre ai requisiti di cui al punto 1.2 è necessario che il richiedente sia stato Socio Associato nell’anno solare (a-1) precedente a quello (a) cui si riferisce la sua richiesta. Quest’ultimo requisito non è richiesto qualora l’iscrizione diretta all’AIA come Socio Effettivo avvenga su invito del Consiglio Direttivo.

1.4 Entro il 31 Dicembre di ogni anno, su comunicazione dell’AIA, al Socio è richiesto di rinnovare la sua iscrizione per l’anno successivo con il pagamento della quota sociale.
Alla data del 1 Febbraio dell’anno successivo, salvo diverse comunicazioni, ai Soci che non hanno provveduto a rinnovare l’iscrizione sono sospesi tutti i benefici a loro riservati fino a rinnovo avvenuto.
Il Socio che, nonostante i solleciti, non abbia provveduto al rinnovo dell’iscrizione con il pagamento della quota sociale e alla regolarizzazione della sua posizione entro il 31 Dicembre dell’anno in corso, decade automaticamente per morosità dalla qualità di Socio indipendentemente dal profilo di Associato o Effettivo.
I mezzi ed i metodi dei solleciti sono demandati alla Presidenza.

1.5 Ogni Socio è tenuto a comunicare tempestivamente alla Segreteria AIA le modifiche ai propri dati.

1.6 Ogni anno, nell’ultima seduta utile, il Consiglio Direttivo definisce l’importo delle quote annuali di associazione per le diverse categorie di Soci, da applicare nell’anno successivo.

1.7 L’elenco nominativo dei Soci è pubblico e reso disponibile in forma cartacea nell’annuario della Rivista Italiana di Acustica e, online, sul sito web dell’Associazione. Il trattamento dei dati dei Soci e degli utenti registrati al sito web AIA avviene in conformità ai termini della “Privacy Policy” vigente. Tali dati non sono forniti a terzi per finalità commerciali, promozionali o pubblicitarie, senza la previa autorizzazione a tale scopo da parte dei Soci e degli utenti registrati al sito web AIA.

Art. 2 Organi Direttivi

2.1 In base all’art. 4.1 dello Statuto gli organi dell’AIA sono:
– Presidenza (Presidente, Segretario e Tesoriere) con potere esecutivo;
– Consiglio Direttivo e Assemblea dei Soci con potere deliberante;
– Collegio dei Revisori con potere di controllo statutario e amministrativo.
Compiti e funzioni degli organi sono specificati nell’art. 4 dello Statuto.
I membri degli Organi direttivi e i delegati dal Consiglio Direttivo per incarichi specifici agiscono in nome e per conto dell’Associazione esclusivamente nei limiti del proprio mandato e delle deleghe a loro conferite.

2.2 Nelle votazioni dell’Assemblea Generale dei Soci, ad eccezione di quella per il Consiglio Direttivo che avviene per referendum, le astensioni sono considerate voti contrari. Nelle votazioni si deve tenere conto delle deleghe nominative scritte, da presentarsi prima dell’inizio dell’Assemblea Generale dei Soci.

2.3 In prima convocazione l’Assemblea è valida quando siano presenti o rappresentati metà dei membri; in seconda convocazione, qualunque sia il numero degli intervenuti.
Le delibere sono approvate a maggioranza semplice.

2.4 Le riunioni del Consiglio Direttivo sono valide se sono presenti almeno 8 membri del Consiglio stesso.
Le delibere sono approvate a maggioranza semplice.
Delle deliberazioni del Consiglio fa fede il libro dei verbali, firmato dal Presidente e dal Segretario in seduta.

2.5 Alle riunioni del Consiglio Direttivo sono invitati a partecipare, senza diritto di voto, i membri del Collegio dei Revisori, i referenti dei Gruppi di lavoro e il responsabile dei servizi IT. Il Presidente può estendere l’invito a partecipare ad altre persone, anche non Soci, in relazione agli argomenti in discussione.
Il Consiglio Direttivo si riunisce almeno due volte nell’anno solare e ulteriori riunioni possono essere svolte anche telematicamente.

2.6 In caso di dimissioni o decesso del Segretario e/o Tesoriere la sostituzione dovrà avvenire entro 30 giorni con le stesse modalità della nomina originaria. I sostituti rimangono in carica fino al termine del mandato originario.

2.7 In caso di dimissioni o decesso di un Revisore prima della scadenza del mandato, la nomina del successore dovrà avvenire entro 60 giorni con deliberazione del Consiglio Direttivo per integrazione del più anziano tra i membri supplenti. I sostituti rimangono in carica fino al termine del mandato originario.

Art. 3 Elezione del Consiglio Direttivo

3.1 Formazione della lista dei candidati
La lista dei candidati al Consiglio Direttivo è formata mediante referendum tra i Soci.
A tale scopo il Consiglio Direttivo uscente nomina una Commissione Elettorale composta da tre Soci, compreso il Presidente uscente che la presiede, con l’incarico di gestire le procedure per le votazioni.
La Commissione Elettorale pubblica l’elenco dei Soci elettori ed eleggibili, costituito da tutti i Soci in regola con il pagamento della quota sociale al 31 dicembre dell’anno immediatamente precedente a quello in cui si svolgono le elezioni.
In prima attuazione del presente regolamento e solo per il primo anno, i rappresentanti dei Soci Collettivi in regola con i pagamenti sono inseriti come Soci individuali nell’elenco dei Soci elettori ed eleggibili. Qualora eletti, detti rappresentanti devono regolarizzare la loro adesione all’AIA come Soci individuali.
Dal suddetto elenco ciascun Socio sceglie, entro la scadenza fissata dalla Commissione Elettorale, fino a un massimo di dodici (12) nominativi. Dalla graduatoria in ordine decrescente di numero di preferenze si selezionano i primi ventiquattro (24) nominativi.
Qualora due (o più) candidati ottengano lo stesso numero di preferenze a fronte di un unico posto ancora disponibile per la lista dei candidati, l’inserimento avviene sulla base della anzianità di iscrizione all’AIA; in caso di ulteriore parità si procede per sorteggio.
La Commissione Elettorale richiede ai ventiquattro candidati una dichiarazione di disponibilità ad assumere l’incarico di membro del Consiglio Direttivo. In caso di mancata accettazione, pervenuta entro la scadenza fissata dalla Commissione Elettorale, si procede a selezionare ulteriori nominativi scorrendo la graduatoria.

3.2 Elezione dei Consiglieri (art. 4.4 dello Statuto)
Formata la lista dei ventiquattro (24) candidati (art. 3.1), si procede ad una seconda votazione nella quale ciascun Socio può esprimere, entro la scadenza fissata dalla Commissione Elettorale, non più di dodici (12) voti di preferenza tra i ventiquattro (24) candidati.
Qualora due (o più) candidati ottengano lo stesso numero di preferenze a fronte di un unico posto ancora disponibile nel Consiglio Direttivo (12 membri eletti come da art. 4.4 dello Statuto), la nomina avviene sulla base della anzianità di iscrizione all’AIA; in caso di ulteriore parità si procede per sorteggio.

3.3 Scrutinio delle schede
Il conteggio delle preferenze espresse in tempo utile è svolto dalla Commissione Elettorale che redige il verbale dello scrutinio.

3.4 Formazione della lista dei candidati, votazione e scrutinio iniziano e si completano non oltre il primo trimestre dell’anno solare immediatamente successivo a quello di scadenza del triennio delle cariche sociali.

3.5 Elezione del Presidente (art. 4.11 dello Statuto)
Il Presidente uscente, nella sua qualità di Vicepresidente del Consiglio Direttivo neo-eletto, convoca e presiede la prima riunione del Consiglio stesso per l’elezione del nuovo Presidente AIA.
Se dopo tre votazioni non si raggiunge su un membro del Consiglio Direttivo la maggioranza assoluta (7 voti), la votazione è rinviata ad altra seduta del Consiglio da convocare entro 3 settimane con le modalità sopra indicate.
Fino alla nomina del nuovo Presidente il Vicepresidente svolge le funzioni di Presidente (art. 5.2 dello Statuto)

Art. 4 Aree Tematiche

L’attività dell’AIA è articolata su specifiche Aree Tematiche, scelte dal Consiglio Direttivo. Nell’ambito di queste tematiche il Consiglio Direttivo individua delle iniziative di divulgazione, comunicazione o formazione, per ciascuna delle quali nomina uno più referenti.
La proposta di iniziativa da sottoporre alla valutazione del Consiglio Direttivo può essere formulata da tutti i Soci e, laddove pertinente, è richiesta la presentazione di un programma e/o di uno schema attuativo e di un bilancio economico preventivo.
All’atto dell’iscrizione, ogni Socio indica le aree tematiche di suo interesse, modificabili in occasione del rinnovo annuale della quota associativa.

Art. 5 Attività culturale, patrocinio e sostegno

5.1 Ogni Socio può presentare proposte di attività e iniziative riguardanti anche un solo specifico settore. Il Consiglio Direttivo valuta tali proposte e, in caso di favorevole accoglimento, decide il loro inserimento nel programma delle attività dell’AIA, stabilendo le modalità e i tempi di esecuzione.

5.2 Patrocinio AIA
I requisiti minimi per la concessione del Patrocinio AIA a eventi/manifestazioni riguardanti l’acustica sono:
– almeno un Socio AIA deve essere nel Comitato Scientifico (o organo equivalente) dell’evento/manifestazione;
– tra i relatori devono essere presenti anche soci AIA;
– la richiesta di patrocinio deve pervenire alla Presidenza AIA con anticipo tale da permettere al Consiglio Direttivo, se necessario, di intervenire sul programma scientifico definito dagli organizzatori e di concordare con loro le eventuali modifiche;
– il proponente deve riportare il logo AIA e i riferimenti dell’Associazione secondo le specifiche indicate nella lettera di concessione del patrocinio.
Il patrocinio è concesso d’ufficio se richiesto per eventi organizzati da una delle Associazioni con cui AIA ha stipulato specifiche Convenzioni di collaborazione.

5.2.a Utilizzo del logo AIA
L’utilizzo del logo AIA è consentito solo per gli eventi patrocinati dall’AIA o in caso di partecipazione attiva (co-organizzazione, collaborazione o sostegno) ad eventi di divulgazione scientifica organizzati da associazioni scientifiche convenzionate, altri enti pubblici o privati.
In nessuna altra circostanza il logo AIA è utilizzabile da terzi, ad es. per finalità commerciali, promozionali o pubblicitarie.
È vietato l’uso del logo AIA anche da parte dei Soci AIA, ad esclusione di quelli con incarichi direttivi e/o con deleghe conferite dal Consiglio Direttivo, purché usato esclusivamente nell’ambito delle attività inerenti il loro mandato e/o le deleghe conferite.

5.3 Sostenitori
I sostenitori sono persone fisiche o giuridiche che forniscono sostegno all’Associazione.
Ogni anno, nell’ultima seduta utile, il Consiglio Direttivo definisce le modalità del sostegno valide per l’anno successivo, nonché i corrispondenti benefici ed i diritti per i sostenitori.

Art. 6 Convegno annuale

Il Convegno annuale AIA è definito, per data e località, nell’anno precedente la sua data di svolgimento. Il periodo preferenziale di svolgimento è nei mesi di Maggio e Giugno.
Le candidature per ospitare il Convegno devono essere inviate al Presidente. Il Consiglio Direttivo sceglie la candidatura e nomina un Comitato Organizzatore e un Comitato Scientifico.
Il Comitato Organizzatore individua al suo interno un responsabile che cura i rapporti con l’AIA. Compiti del Comitato Organizzatore sono l’invio delle varie comunicazioni, l’individuazione dei presidenti di sessione, la raccolta delle memorie e la loro pubblicazione negli atti, le decisioni sugli aspetti logistici della manifestazione e tutto quanto attiene alla buona riuscita del Convegno.
Il Comitato Organizzatore, tramite il suo responsabile, presenta al Consiglio Direttivo, per parere ed approvazione, sia una relazione nella quale sono dettagliate le caratteristiche della sede del convegno (spazi disponibili, sistemi audiovisivi, alberghi, ecc.) che un programma dettagliato delle attività culturali e sociali collaterali, oltre ad un bilancio economico nel quale sono indicate le quote di iscrizione per la partecipazione.
Il Comitato Scientifico è costituito dal Presidente AIA e da altri Soci designati dal Consiglio Direttivo.
Compiti del Comitato Scientifico sono la selezione dei contributi scientifici e tecnici da presentare al Convegno, l’organizzazione delle sessioni, l’organizzazione di eventuali relazioni ad invito, la scelta del tema e l’organizzazione scientifica di un’eventuale tavola rotonda.

Art. 7 Rivista italiana di acustica

È la pubblicazione ufficiale dell’AIA con le stesse finalità dell’Associazione descritte nell’art 1.3 dello Statuto. La testata è di proprietà dell’Associazione. Il Direttore responsabile è il Presidente dell’AIA. Il Presidente, nell’ambito del suo mandato, può affidare, previa approvazione del Consiglio Direttivo, il ruolo di Direttore Responsabile della Rivista Italiana di Acustica a un socio effettivo dell’Associazione.
La Direzione esecutiva e il Comitato Scientifico sono nominati dal Consiglio Direttivo all’inizio del suo mandato triennale. La Direzione esecutiva nomina il comitato di redazione.
La Rivista Italiana di Acustica (RIA) è disponibile on line in formato digitale con periodicità trimestrale (ISSN 2385-2615); è completamente gratuita ed accessibile sia ai Soci che a tutti i gli utenti che accedono ai servizi IT dell’AIA.
L’AIA pubblica in forma cartacea l’annuario della Rivista Italiana di Acustica (ISSN 0393-1110) con la raccolta dei riassunti delle memorie scientifiche e delle note tecniche della RIA, nonché una sintesi del notiziario pubblicato sul sito web dell’Associazione.

Art. 8 Servizi IT

I servizi IT dell’AIA hanno un responsabile e un comitato di gestione, nominati dal Consiglio Direttivo all’inizio del suo mandato triennale.
I servizi IT hanno lo scopo di gestire, pubblicizzare e diffondere le attività e i prodotti dell’Associazione, nonché di pubblicarne il notiziario.